Wie kann ich die Rechnungs-PDFs anpassen?
SubTotal bietet verschiedene Möglichkeiten, das visuelle Erscheinungsbild Deiner Rechnungen anzupassen. Für jeden "Rechnungstyp" kann die Schriftart festgelegt und aus vier verschiedenen Layouts ausgewählt werden. Du kannst auch auswählen, welche Spalten in Deine Rechnungen aufgenommen werden sollen. Sollte keine der vordefinierten Schriftarten für Dich passen, kannst Du auf der Seite "Mein Unternehmen" eine benutzerdefinierte Schriftart auswählen und dort auch die Farbe auswählen, die in Deinen Rechnungen verwendet werden soll. Derzeit ist es nicht möglich, die Position oder Textgröße einzelner Textelemente in einem PDF-Layout anzupassen.
Wie kann ich die Formattierung der Geldbeträge und des Datums ändern?
Ein Geldbetrag oder Datum kann unterschiedlich formattiert werden. So wird bspw. in den USA das Währungssymbol typischerweise dem Betrag ohne Leerzeichen vorangestellt und ein Punkt als Dezimaltrennzeichen verwendet ($60.00). In Deutschland hingegen steht das Währungsymbol mit einem Leerzeichen hinter dem Betrag, als Dezimaltrennzeichen wird ein Komma verwendet (60,00 $). Beim Formattieren eines Datums gibt es ebenfalls regionale Unterschiede.
Du kannst in SubTotal für jede Rechnugsart separat einstellen, welche regionale Formattierung für deine Rechnungs-PDFs verwendet werden sollen.
Wo kann ich meine Kunden oder Waren & Dienstleistungen einrichten?
SubTotal verfügt nicht über eine spezielle Liste, in der Kunden oder Waren & Dienstleistungen erstellt und verwaltet werden können. Stattdessen erstellt SubTotal diese Listen implizit auf der Grundlage Deiner vorherigen Rechnungen. Wenn Du eine neue Rechnung erstellst, schlägt SubTotal im Dropdown-Feld "Kunden" zuvor in Rechnung gestellte Kunden vor und füllt nach der Auswahl auch das Feld "Kundenadresse" entsprechend aus. SubTotal schlägt beim Erstellen neuer Rechnungspositionen auch zuvor verwendete Waren & Dienstleistungen vor und füllt bei der Auswahl die Felder für Betrag, Preis und Steuer entsprechend aus.
Kann ich meiner Rechnung weitere Felder hinzufügen?
Du kannst Deinen Rechnungen zwar keine benutzerdefinierten Felder hinzufügen, es stehen jedoch mehrere Freitextfelder zur Verfügung, in die Du zusätzliche Informationen eingeben kannst. Bei diesen Textfeldern handelt es sich um die Felder "Anrede" und "Zahlungsbedingungen" sowie die Felder "Adresse", "Kontaktinformationen" und "Zahlungsinformationen" im Bereich "Mein Unternehmen". Der Titel dieser Textfelder gibt lediglich eine Empfehlung, welche Informationen in sie einzugeben sind.
Wo kann ich die Währung meiner Rechnungen ändern?
Du kannst für jede Rechnung eine andere Währung auswählen. Erstelle dazu einfach eine neue Rechnung oder öffne eine bestehende und wähle im Währungs-Dropdown-Menü die gewünschte Währung aus.
In den App-Einstellungen kannst Du auswählen, ob die App Währungssymbole verwenden soll (z. B. $, €, £) oder Währungscodes (z. B. USD, EUR, GBP).
Wie kann ich Bruttobeträge (inkl. Steuer) eingeben?
Standardmäßig sind Rechnungsarten in SubTotal als Nettorechnung eingerichtet, was bedeutet, dass die Einzelpostenbeträge, die in die App eingegeben werden, als Nettobeträge (ohne Steuer) behandelt werden. Die Steuer wird zu den Nettobeträgen addiert um den Rechnungsgesamtbetrag zu berechnen. Wenn du stattdessen lieber Bruttobeträge (einschließlich Steuern) eingeben möchtest, kannst du in deiner Rechnungart auf Bruttorechnung umstellen. In einer Bruttorechnung eingegebene Beträge werden als Bruttobeträge behandelt, die die Steuer bereits enthalten.
Wie kann ich meiner Rechnung Rabatte hinzufügen?
Du kannst deinen Rechnungen zwei verschiedene Arten von Rabatten hinzufügen:
- Füge einen prozentualen Rabatt auf den Gesamtrechnungsbetrag hinzu, indem du den Button "Steuer / Rabatt hinzufügen" verwendest
- Füge einen Festbetragsrabatt hinzu, indem Du eine neue Posten hinzufügst und einen negativen Artikelpreis eingibst
Kann SubTotal E-Rechnungen erstellen?
Ja, SubTotal kann E-Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD/XRechnung-Standard erstellen. Um eine E-Rechnung zu erstellen kann der "E-Rechnung"-Button verwendet werden, welcher sowohl in der Rechnungs-Detailansicht als auch im Kontextmenü der Rechnungsübersichtsliste zu finden ist. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Nettorechnungen (nicht Bruttorechnungen) verfügbar ist (Hinweis: es können auch mit Nettorechnungen mit einem Steuersatz von 0% erstellt werden, bspw. wenn die Kleinunternehmerregelung genutzt wird). Die E-Rechnung kann entweder als eigenständige XML-Datei (XRechnung) exportiert oder in eine PDF-Datei eingebettet werden (ZUGFeRD / Factur-X).
Entsprechen die E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen?
Es ist das Ziel von SubTotal, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen. Aufgrund der unterschiedlichen Standards und rechtlichen Rahmenbedingungen weltweit kann jedoch keine vollständige Konformität garantiert werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Einhaltung der Gesetze Ihres Landes sicherzustellen. Wenn Sie bei der Verwendung der für Ihr Unternehmen erstellten E-Rechnungen auf Probleme stoßen, wenden Sie sich gerne an mich.
Wo sind die Daten gespeichert?
SubTotal speichert die Datenbank offline auf dem Gerät auf welchem du die App verwendest. Solltest du dein Gerät wechseln oder die App neu installieren, erstelle zuvor eine Sicherung der Datenbank in den App-Einstellungen um keine Daten zu verlieren. Diese Sicherungen können in den App-Einstellungen auch wieder importiert werden. Solltest du dich dazu entscheiden, den Cloud Sync zu verwenden um auf mehreren Geräten auf die gleiche Datenbank zugreifen zu können oder ein automatisches Backup zu haben, wird die Datenbank zusätzlich online in deinem persönlichen Cloud-Speicher gesichert.
Sollte dein Windows PC oder Mac gecrasht und eine Betriebssystem-Neuinstallation unumgänglich sein, kann es hilfreich sein die Datenbank von einem Festplattenbackup zu sichern und wiederherzustellen. Direkter Zugriff auf die Datenbank kann auch dann von Vorteil sein, wenn du diese selbst mit einem Programm oder Skript auslesen willst. SubTotal arbeitet auf einer SQLite-Datenbank namens data.db, welche sich auf Windows unter folgendem Pfad befindet:
%localappdata%\Packages\49297T.Partl.GrandTotal_jr9bq2af9farr\LocalState
Auf macOS befindet sich die data.db Datenbank in folgendem Ordner:
~/Library/Containers/partl.grandtotal/Data
Kann ich die App in einer älteren Version oder für ein älteres Betriebssystem erhalten?
Nein, das ist nicht möglich. SubTotal erfordert derzeit mindestens Windows 10 Build 17763, Android 8, iOS 15 oder macOS 12. Die mindestens erforderliche Betriebssystemversion wird mit der Zeit erhöht, um Funktionen hinzuzufügen, die nur von neueren Betriebssystemversionen unterstützt werden.
