E-Rechnung Felder werden nicht korrekt gespeichert

basti

Ich habe die Felder unter E-Rechnung korrekt ausgefüllt und nach erneutem Hineinschauen in den Dialog stelle ich fest, dass viele durcheinander geraten oder wieder gelöscht wurden:

Das bedeutet, dass man alle Felder nach jedem Öffnen kontrollieren und berichtigen muss, sonst stimmen die Daten in der E-Rechnung nicht und man bekommt ohne einen E-Rechnungs-Viewer davon noch nicht einmal etwas mit.

Ich nehme an die Daten werden aus "Mein Unternehmen" etc. zusammengetragen. Allerdings schlägt es fehl, wenn man nicht exakt das vorgegebene Format der ausgegrauten Field-Placeholder einhält. Besser wäre, wenn die Formulareingaben des Screenshots (oben) nach Änderung auch gespeichert werden, damit es im ZUGFeRD Export passt.

Ich habe das anahnd des Emoji-Punkt · hinter Heideweg erkannt... Also einige Emojis funktionieren scheinbar doch. Ich habe das entgegen des Placeholders so "falsch ausgefüllt", weil es in der Fußzeile nach Layout1 sonst nicht schön/professionell ausschaut. Ich werde dazu als Feature Request vorschalagen, ein PDF-Briefpapier hinterlegen zu können. Dann würde ich die Felder leer lassen und die Angaben nach eigenen Wünschen auf dem Briefpapier (als Background Layer) realisieren.

SubTotal version: 1,5,122
OS + version: MACOS 15.5

timo

Die App speichert diese Informationen nirgens und kann diese daher auch nicht überschreiben. Mit 2 Ausnahmen (Kontoinhaber und "sonstige rechtliche Infos") werden alle Felder beim Öffnen des Dialogs dynamisch aus den anderen Eingabefeldern (der Rechnung oder aus "Mein Unternehmen") befüllt. Wenn bspw. die Umsatzsteuer-ID nicht autom. auftaucht, dann wurde diese auch nicht in eines der Freitextfelder in "Mein Unternehmen" eingetrage (oder das Format Ust-ID ist falsch). Gleiches gilt bspw. für Verkäufer-IBAN, Straße/Hausnummer oder E-mail.

basti

timo Wenn man diese Maske "E-Rechnung" schon bearbeitet, können dann die Eingaben nicht auch übernommen werden? Die Felder in "Mein Unternehmen" sind alle über Textareas eingetragen ohne genaue Definition (abgesehen davon 1.Zeile=Straße, 2.Zeile=PLZ und Ort usw.).

Da die unter "Mein Unternehmen" eingetragenen Kontakt- und Adressdaten primär in der Fußzeile stehen, macht das doch gar keinen Sinn, diese auch Zwingend für die Maske vorzusehen. Dann ist entweder die sichtbare PDF Rechnung falsch oder das weniger sichtbare XML der E-Rechnung.

Durch den RESET der eingetragen Daten können schnell fatale Fehler im E-Rechnungs-XML auftreten die einem später zum Verhängnis werden.

Bitte nochmal prüfen. Durch die obigen Screenshots ist das Phänomen reproducible. Danke!

timo

basti Wenn die Werte gespeichert werden würden, dann gäbe es in Folge weitere Probleme: Bspw. schreibt man ja nicht immer Rechnungen an den gleichen Kunden mit der gleichen Bestellnummer.
Deine Anschrift wird glaube ich nicht korrekt übernommen weil SubTotal diese in 2 separaten Zeilen erwartet - evtl. könntest du dies in dem Freitextfeld anpassen?
SubTotal ist bewusst minimalistisch gehalten und daher die Freitextfelder. Wenn ich jetzt anfange für jeden Datenpunk ein extra Feld einzuführen dann wäre die App unflexibler und viel umfangreicher/unübersichtlicher (da bspw. viele Felder angezeigt werden müssten die für den Großteil der Benutzer gar keine Relevanz haben - z.B. gibt es keine "Ust-ID" in den USA). Das wäre dann auf einmal ultra-komplex und umfangreich und ein entsprechender Programmieraufwand.

Das Thema wurde schon in einigen anderen Threads hier im Forum besprochen (z.B. hier) und ich verstehe, dass es bei gewissen Feldern schön wäre, wenn diese nicht immer neu eingetragen werden müssten. Dazu dann aber bitte einen Feature Request (in englischer Sprache) - danke!

Viele der Felder sind übrigens auch optional und können einfach leer gelassen werden

basti

timo

Deine Anschrift wird glaube ich nicht korrekt übernommen weil SubTotal diese in 2 separaten Zeilen erwartet - evtl. könntest du dies in dem Freitextfeld anpassen?

Richtig, hier liegt die Ursache. Es gibt ja viele Adressen wo man mehr als 3 Zeilen inkl. Land benötigt (z.B. Angabe Etage, c/o Name oder Bundesland in USA).

Ich würde die Textarea auch nicht ändern und verstehe auch, dass das Speichern der E-Rechnung Felder ein Problem als statische Eingabe ist.

Ich sehe die Daten der E-Rechnung aber an die Rechnung gebunden, da darin ja auch Artikel stehen. In diesem Datensatz würde ich die Maske der E-Rechnung übernehmen, damit es keine Probleme gibt. Dann kann sich z.B. die Bestellnummer in jeder Rechnung verändern.

Es hinterlässt wirklich einen unprofessionellen Eindruck, wenn man ein Feld ändert und beim erneuten Öffnen ist wieder alles weg. Aus diesem Grund habe ich das als Bug und nicht als Feature Request gemeldet.

timo

basti Ich sehe die Daten der E-Rechnung aber an die Rechnung gebunden, da darin ja auch Artikel stehen. In diesem Datensatz würde ich die Maske der E-Rechnung übernehmen, damit es keine Probleme gibt. Dann kann sich z.B. die Bestellnummer in jeder Rechnung verändern.

Wenn ich dich richtig verstehe dann wünschst du dir die Maske der E-Rechnung mit den ganzen Einzelfeldern als "normale" Ansicht zum Erstellen der Rechnung. Zwei große Probleme die ich hier sehe:

Das würde das Datenmodell, das SubTotal derzeit verwendet, komplett über den Haufen werden und ich müsste quasi von vorne anfangen
Die Bedienoverfläche würde sich massiv verkomplizieren, mit vielen zusätzlichen Eingabe-Feldern die von den meisten Benutzern gar nicht benötigt wird - insb. wenn man bedenkt, dass die in SubTotal implementierten E-Rechnungen nur in der EU von Relevanz sind, die SubTotal App aber Benutzer weltweit ansprechen soll. Besonders problematisch wäre so ein Ansatz auf Mobilgeräten mit limitiertem Displayplatz. SubTotal will bewusst nicht diesen Weg gehen, denn mMn gibt es schon sehr viele sehr umfangreiche Rechnungsprogramme - vielleicht sind diese dann eine bessere Lösung für deine Anforderungen. SubTotal soll eine schlanke und minimalistische App sein.

Vielleicht findet sich ein Mittelweg als bessere Lösung, in der bspw. in der Datenbank zu jeder Rechnung das E-Rechnungs-XML mitgespeichert wird welches dann beim erneuten Öffnen des E-Rechnungs-Dialogs wieder geladen wird. Was denkst du über so einen Ansatz?
Das Mitspeichern des E-Rechnungs-XMLs würde die Größe der Datenbank vervielfachen, das wäre aber vermutlich zu vernachlässigen. Das in der Datenbank gespeicherte XML könnnte auch in reduzierter Form gespeichert werden, bspw. ohne der einzelnen Rechnungspositionen, denn diese werdem ja unabhängig davon schon in der "nornalen" Rechnung repäsentiert und können dort editiert werden.
Aus UI Perspektive bräuchte es vermutlich 2 zusätzliche Buttons "Daten speichern" und "Daten löschen" im E-Rechnungs-Dialog die die XML entsprechend in die Datenbank speichert und aus dieser löscht

basti

timo Wenn ich dich richtig verstehe dann wünschst du dir die Maske der E-Rechnung mit den ganzen Einzelfeldern als "normale" Ansicht zum Erstellen der Rechnung.

Wenn man keine E-Rechnung braucht, kann man ja die einfache PDF anzeigen/speichern.
Ansonsten klicke ich auf E-Rechnung und sehe die Maske im Screenshot ganz oben. Ich wünsche mir lediglich, dass meine Eingaben in dieser Maske nicht verloren gehen.
Ich verstehe nicht ganz was du als "normale" Ansicht meinst. Die Ansicht kann doch eigentlich so bleiben wie sie ist.

timo mMn gibt es schon sehr viele sehr umfangreiche Rechnungsprogramme [...] SubTotal soll eine schlanke und minimalistische App sein.

Minimal ist super. Umfangreichere Programme bringen umfangreichere Probleme mit sich.

timo Vielleicht findet sich ein Mittelweg als bessere Lösung, in der bspw. in der Datenbank zu jeder Rechnung das E-Rechnungs-XML mitgespeichert wird welches dann beim erneuten Öffnen des E-Rechnungs-Dialogs wieder geladen wird. Was denkst du über so einen Ansatz?

Das Speichern der Eingaben/Änderungen an den Formulardaten ist für mich persönlich einzige Mangel an SubTotal. Ich finde deinen Ansatz super!

timo Das Mitspeichern des E-Rechnungs-XMLs würde die Größe der Datenbank vervielfachen, das wäre aber vermutlich zu vernachlässigen

Als minimalistisches Rechnungsprogramm wird SubTotal vermutlich nicht für Hunderttausende Rechnungen mit Kleinstbeträgen verwendet, so dass der Speicher von ASCII Daten heutzutage nicht mehr in Relation zu den Festplatten/SSDs steht. Das ist nur meine persönliche Einschätzung.

timo Das in der Datenbank gespeicherte XML könnnte auch in reduzierter Form gespeichert werden, bspw. ohne der einzelnen Rechnungspositionen, denn diese werdem ja unabhängig davon schon in der "nornalen" Rechnung repäsentiert

Das stimmt und verhindert die Positionen doppelt zu speichern.

Vielen Dank für die positive Rückmeldung. Wie bereits geschrieben werde ich SubTotal ab 2026 für meine E-Rechnungen verwenden.

Ich würde mich freuen, wenn mein Feedback zur Benutzerfreundlichkeit über den vorgeschlagenen "Mittelweg" berücksichtigt wird und sich dadurch weniger Fehler einschleichen, die von Usern der E-Rechnung durch den beschriebenen Zusammenhang entstehen können.

Ich wünsche ein schönes Nikolauswochenende 🌧️🎅